Aankoper operationeel terreinbeheer

Omschrijving

1 DE VACATURE IN HET KORT

Ben jij goed in het analyseren van informatie? Ben je enerzijds communicatief, maar haal je ook voldoening uit het bestuderen van documenten en wetgevingen? Is het voor jou geen probleem om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden? Ben je een administratieve duizendpoot? Hou je er van collega’s de nodige ondersteuning te bieden? Wens je jouw technische bagage in te zetten om onze Vlaamse natuur te beter in stand te houden? Lees dan zeker verder. Natuur en Bos is opzoek naar een aankoper operationeel terreinbeheer.

2 FUNCTIECONTEXT

Bij Natuur en Bos van de Vlaamse overheid zorgen wij ervoor dat iedereen in Vlaanderen van de natuur kan genieten, nu en in de toekomst.

Samen met partners zijn we, als vakmannen en -vrouwen van natuur, elke dag in de weer om de natuur te beschermen en duurzaam te ontwikkelen.

Daarnaast beheert Natuur en Bos zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE

Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande taken bestaan:

  • Je maakt en volgt de raamcontracten/overheidsopdrachten op, zowel op het vlak van wetgeving als door ondersteuning te bieden aan andere personeelsleden op contractueel gebied (vb maaibestekken, aankoop plantsoen …)
  • Je houdt in het oog wanneer deze contracten vernieuwd moeten worden en start tijdig een nieuwe procedure op.
  • Je verzamelt, vervolledigt en verwerkt gegevens op administratief vlak
  • Je verifieert en controleert documenten en gegevens op vormvereisten, procedures, regelgeving en de bestaande wetgeving
  • Je bent communicatief en vlot aanspreekbaar, je wisselt informatie uit en beantwoordt diverse vragen van klanten en andere betrokkenen
  • Je organiseert opstart- en evaluatievergaderingen met de leveranciers/aannemers/dienstverleners en interne verantwoordelijken
  • Je onderhoudt correcte werkrelaties om een efficiënt verloop van het proces te garanderen en zorgt voor een goede samenwerking
  • Je stelt aanpassingen van procedures en werkwijzen voor n.a.v. nieuwe wetgeving en knelpunten


3.2 RESULTAATSGEBIEDEN

Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Voorbereiding
Voorbereiden van de (onderhouds)-opdrachten teneinde de werkmethode en de benodigde middelen te bepalen.
 
  • Bijwonen van voorbereidende vergaderingen
  • Informatie verzamelen om een vraag te kunnen kaderen
  • Noden identificeren en bespreken met de betrokkenen
  • Afspraken maken met de klant/partners rond het te verwachten resultaat, de aanpak, tijd,..
  • Voorbereidende metingen, studies, proeven,... (laten) uitvoeren
  • (Laten) maken van haalbaarheidsstudies
  • Ramingen maken van de benodigde middelen
  • Opmaken van een knelpuntanalyse rond de bestaande situatie
  • Uitzoeken hoe de wetgeving het best kan toegepast worden
Uitvoeren
Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit, van het Agentschap en van partners. Dit zowel voor eigen (onderhouds)-opdrachten als ter ondersteuning voor opdrachten van collega’s.

Context: Volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en wetgeving.

  • Uitwerken van het administratief deel van het bestek.
  • Uitwerken van het technische deel van het bestek voor bepaalde onderhoudsopdrachten.
  • Opmaken gedetailleerde raming
  • Publiceren van het bestek
  • Nazicht offertes en opstellen van voorstellen van toewijzing
  • Opmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten
  • Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen
  • Organiseren van werfvergaderingen
  • Continue afstemmen van de aanbesteding met de oorspronkelijke opdracht
Beheer van materiaal en/of gegevens
Inventariseren, verzamelen en analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over up-to-date overzichten. Dit zowel voor eigen (onderhouds)-opdrachten als ter ondersteuning voor opdrachten van collega’s.
  • Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data (Arc GIS, excel, access…)
  • Aanvullen/up-to-date houden van specifieke data in databanken, in kader van het beheer van overheidsopdrachten (3P, e-delta …)
Controle
Opvolging en controle van de uitvoering en eventueel bijsturen met als doel de vooropgestelde normen, kwaliteit en tijdigheid te garanderen OF wijzigingen in het projectplan mogelijk te maken.
  • Controle delegaties en bevoegdheden.
  • Controle beschikbaar budget.
  • De link maken met het ondernemingsplan.
  • Controleren of aanvragen in lijn zijn met de relevante regelgeving.
  • Controleren of de nodige vergunningen aanwezig zijn.
  • Toezicht houden op de door aannemers uitgevoerde werken/diensten/leveringen
  • De planning van de werken opvolgen/bijsturen
Evaluatie
Evalueren van de verrichte onderhoudswerkzaamheden ten einde in te spelen op verbeteringsmogelijkheden naar de toekomst.

Context: nauwe samenwerking met alle betrokkenen (aannemers, klant, ...).

  • Klantentevredenheid meten
  • Vanuit de eigen expertise advies geven over de algemene werking en timing van het project
  • Vanuit de evaluatie feedback formuleren die als basis kan dienen voor verbetering bij nieuwe projecten
  • Prestaties van aannemers, beoordelen
Rapporteren
Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen.
  • Voortgang van de opdracht bespreken met de leidinggevende/projectleider/regiobeheerder en op basis hiervan aanpassingen doen
  • Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen en gebeurtenissen.
Kennis m.b.t. het vakgebied
Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren.
  • Activiteiten bijwonen om voeling met de sector en de markt te houden
  • Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk
  • Studiewerk verrichten om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen
  • Bijhouden van documentatie en uitwisselen van documentatie met collega's
  • Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen
  • Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en beschikbaar te maken
Informeren
Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan.

Context: Vanuit de vakinhoudelijke specialisatie.
Binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden.

  • Verstrekken van informatie over reglementeringen en technieken
  • Adviesverlening bij het opmaken van voorschriften en procedures
  • Adviseren en controleren van studies en ontwerpen uitgevoerd door externe studiebureaus
  • Expertise bij schadegevallen
  • Verlenen van advies tijdens de uitvoering van de werken
  • Geven van advies rond technische problemen en/of gebreken


4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN

Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde(n):

  • 1) Je hebt een diploma Bachelor

    Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/

    Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).

    Je hebt functierelevante ervaring bij voorkeur in: wetgeving overheidsopdrachten, het wordt als een pluspunt aanzien dat je beschikt over een brede technische achtergrond (80% van de te behandelen dossiers zijn technisch).

    Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:

    • Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
    • Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Elsie Gilis, elsie.gilis@vlaanderen.be, 0492/15.07.72).

4.2 COMPETENTIES

4.2.1 Technische competenties
Wetgeving & gegevensbeheer

  • Overheidsopdrachten: begrijpen en kunnen toepassen van de wetgeving overheidsopdrachten (wet, koninklijke besluiten, omzendbrieven)
  • Administratieve duizendpoot.

Vakspecifieke kennis is een pluspunt:

  • Beschikken over en kunnen toepassen van technische kennis over maaibeheer, grondwerken, parkbeheer, bosbeheer…
  • Begrijpen en kunnen toepassen van diverse regelgeving teneinde overheidsopdrachten conform van toepassing zijnde regelgeving te laten uitvoeren:
    • Veilig grondverzet (VLAREBO)
    • Milieu (VLAREA )
    • Grondstoffen vs. afval (VLAREMA)
    • Onroerend Erfgoed decreet
    • Veiligheid op de werf (KB tijdelijke en mobiele bouwplaatsen)
  • Kennis hebben van en kunnen digitaliseren van processen en transacties aan de hand van E-procurement en de gangbare systemen (e-delta, …)
  • Kennis hebben van en kunnen integreren van milieu-, sociale-, economische en innovatieve criteria in overheidsopdrachten

4.2.2 Persoonsgebonden competenties

  • Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
  • Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
  • Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
  • Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2)
  • Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
  • Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
  • Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)

Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/competentiewoordenboek-v....

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN

Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
  • 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
  • 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

  • Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
  • Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
  • Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
  • Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
  • Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever.
  • Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordeling tarief aansluiten.
  • Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
  • Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
  • Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen
  • Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1 MODULE 1: eerste screening
6.1.1 CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden
Aan de hand van de door jou opgestuurde CV, motivatiebrief en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats op 2 oktober 2019 (datum onder voorbehoud)

6.1.2 Voorselectie op basis van telefonische screening
Deze voorselectie vindt enkel plaats indien er meer dan 6 kandidaten voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden.
Door middel van een telefonische screening beoordeelt een selectieverantwoordelijke je kandidatuur op volgende criteria:

  • eerste toetsing van je motivatie en verwachtingen
  • eerste toetsing van je technische competentie(s)

Je wordt door een selectieverantwoordelijke opgebeld tussen 2 en 4 oktober 2019 (datum onder voorbehoud).Het telefoongesprek gebeurt in het Nederlands.
Deze voorselectie is eliminerend.

6.2 MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties en persoonlijkheidsvragenlijst
Door middel van een interview worden volgende competenties bevraagd:

  • Motivatie
  • Fit met de organisatie
  • Verantwoordelijkheid nemen (1)
  • Samenwerken (1)
  • Analyseren (1)
  • Oordeelsvorming (2)
  • Zorgvuldigheid (1)
  • Plannen en organiseren (1)

De selectieverantwoordelijke neemt deze screening af.
Deze module is eliminerend
Deze module vindt plaats in Gent op 7 oktober 2019 (datum onder voorbehoud).

6.3 MODULE 3: functiespecifieke screening
Op basis van een jurygesprek met case beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:

  • Je motivatie
  • Je visie op en inzicht in de functie
  • Je technische competenties
  • Klantgerichtheid (1)
  • Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie

Deze module is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 16 oktober 2019 (datum onder voorbehoud).
Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 30 september 2019
Je stuurt je CV, motivatiebrief en kopie van je diploma

Ben je student, bezorg ons dan in de plaats van een kopie van het diploma een attest dat vermeldt dat je student bent en je binnen de 3 maanden het gevraagde diploma kan behalen.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als:

  • je je CV, motivatiebrief en kopie van je diploma bezorgt
  • je je kandidatuur uiterlijk op 30 september 2019 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs).

8 VRAGEN

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 1 november 2019..
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sollicitatiesANB@vlaanderen.be met vermelding van de vacaturetitel.

10 RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden.

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als aankoper operationeel terreinbeheer. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

Deze werfreserve kan ook gebruikt worden om vacatures als deskundige overheidsopdrachten op andere standplaatsen in te vullen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie aankoper operationeel terreinbeheer bij Natuur en Bos. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden.
Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve.

Als je als student deelnam aan de selectie, moet je ten laatste op datum van x het bewijs van het vereiste diploma bezorgen aan sollicitatiesANB@vlaanderen.be. Anders verlies je je plaats in de werfreserve.
Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort.

Diploma

Bachelordiploma