Administratief assistent (voorbehouden betrekking)

Omschrijving

VOORBEHOUDEN BETREKKING voor personen met een arbeidshandicap die recht hebben op een langdurige loonkostsubsidie
 

1 DE VACATURE IN HET KORT

Als administratief assistent zorg je ervoor dat aankoopdossiers tijdig uitbetaald worden aodat geen grote achterstand meer kan opgelopen worden. Deze vacature wil kansen geven aan werkzoekenden die het omwille van hun handicap of ziekte moelijker hebben op de arbeidsmarkt.

2 FUNCTIECONTEXT

Je werkt binnen Operationeel Terreinbeheer Koepel en staat in voor het opmaken van dossiers in het kader van aankopen alsook voor patrimoniumbeheer. Je vraagt indien nodig attesten aan, zorgt voor het tijdig doorgeven van verzoeken tot betaling en zorgt ervoor dat dossiers ook tijdig goedgekeurd worden.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit of aan (een dienst binnen) ANB met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit.

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Informatieverzameling en –verwerking
Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben
  • Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers
  • Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn
  • Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten
  • Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden
  • Informatie verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen van reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten, …
  • Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid
  • Opzoekwerk in bibliotheek, op internet,…
  • Statistieken opmaken en verwerken
  • Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail)
Informatiebeheer
Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Context: conform procedures, wetgeving, regelgeving
  • Klasseren van facturen, brieven, rapporten,…
  • Archiefbeheer: verantwoordelijkheid voor het papieren en elektronisch archiefbeheer
  • Digitale informatie ordenen op schijf of SharePoint
  • Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn
Dossierbehandeling ondersteunen
Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier.
  • Berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, economaat…
  • Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten
  • Voorbereiding van boekhouding
  • Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen
  • Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie
  • Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier
  • Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem
Opstellen van documenten
Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties …) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.
  • Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo’s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota’s, aanwezigheidslijsten, …
  • Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen
  • Publiceren van informatie op het internet
Ondersteunende taken
Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling.
  • Verzorgen van kwaliteitscontrole van documenten en eenvoudige lay-out van documenten
  • Fotokopies nemen en verspreiden
  • Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal
  • Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s, diensten, chef …
  • Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden)
  • Inspringen bij afwezigheid van collega’s
  • Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes …
Post
Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen.
  • Registreren van post op de computer
  • Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn
  • Scannen van briefwisseling
  • Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren)
  • Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen
  • Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden
  • Circulatiemappen verspreiden
Onthaal en telefoon
Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling.
  • Ontvangen en begeleiden van bezoekers
  • Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie
  • Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten
  • Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen
Agendabeheer
Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk.
  • Reserveren van zalen, catering, …
  • Bij wijzigingen van zaal, de betrokkene informeren


4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n):

  • 1) Je komt voor onbepaalde duur in aanmerking voor toegang tot een beschutte werkplaats of voor een Vlaamse ondersteuningspremie op basis van een beslissing van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (https://www.vdab.be/arbeidshandicap/defaultwz.shtml#stappenplan) Of je hebt een bijstandsveld W2 of W3, toegekend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap.
  • 2) Je hebt minimaal 6 maanden functierelevante ervaring in dossier- en gegevensveerwerking.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Ann Lodewyckx, 0492/23.63.85, ann.lodewyckx@vlaanderen.be).

4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Technische competenties

  • Je hebt basisvaardigheden in het omgaan met courante kantoorsoftware

4.2.2 Persoonsgebonden competenties

  • Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
  • Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1)
  • Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
  • Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
  • Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
  • 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
  • 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

  • Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
  • Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
  • Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
  • Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
  • Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
  • Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van assistent (rang D1). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
  • Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1 CV-SCREENING
Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats op 2 augustus 2018 (datum onder voorbehoud).

6.2 JURYGESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST
Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld:

  • Motivatie en inzicht in de functie
  • Fit met de organisatie
  • Administratieve competenties
  • Persoonsgebonden competenties
  • Verwachtingen en inzetbaarheid in de functie

Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke.
Deze selectiefase is eliminerend
De selectiefase vindt plaats in Brussel in de week van 6 augustus (datum onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.3 NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 1 augustus 2018.
Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je attest van de VDAB of het VAPH waarmee je aantoont in aanmerking te komen voor een voorbehouden vacature:

Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als:

  • je het sollicitatieformulier gebruikt
  • je het nodige attest toevoegt
  • je je kandidatuur uiterlijk op 1 augustus 2018 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs).

Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op www.werkenvoorvlaanderen.be
Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Christel Nossol, 0492/23.21.00

8 VRAGEN

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 15 augustus 2018.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sollicitatiesANB@vlaanderen.be met vermelding van de vacaturetitel.

Diploma

Geen diploma vereist, wel basisvaardigheden hebben in het omgaan met courante kantoorsoftware