Administratieve medewerker coördinatie-cel

Omschrijving

1 DE VACATURE IN HET KORT

Hecht je veel belang aan nauwkeurig en ordelijk werk? Voel je je als een vis in het water als je administratief kan werken en een stukje coördineren? Lees dan zeker verder want waarschijnlijk is het Agentschap voor Natuur en Bos op zoek naar jou! Voor het team adviezen en vergunningen binnen de entiteit Adviezen, Vergunningen, Erkenningen en Subsidies (AVES) zijn we op zoek naar een nieuwe collega die 80% zal werken voor het team regio Antwerpen en 20% voor het team regio Oost- en West-Vlaanderen.

2 FUNCTIECONTEXT

Het Agentschap voor Natuur en Bos, een agentschap van de Vlaamse overheid, werkt elke dag aan het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van natuur in Vlaanderen. De missie van het agentschap is: ’Meer, beter en samen’. Het Agentschap voor Natuur en Bos werkt dan ook samen met veel verschillende partners en creëert zo een groter draagvlak voor natuur.
Daarnaast beheert het agentschap zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen. De 750 gemotiveerde medewerkers staan met twee 'botten' op het terrein. Die terreinkennis en ervaring vormen belangrijke pijlers om het beleid te helpen voorbereiden.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
De coördinatie-cel biedt ondersteuning aan zowel interne als externe klanten.

  • Intern draagt zij er zorg voor dat de beleidsadviseurs, dossierbehandelaars en plan- of projectbegeleiders maximaal efficiënt kunnen werken.
  • Extern is de coördinatie-cel het eerste externe aanspreekpunt voor vragen van een gemeente of burger, na doorstroming van de algemene 1700 lijn van de Vlaamse Overheid.

De cel zorgt dus met andere woorden voor het vlot verlopen en organiseren van de dossierstroom binnen het team Adviezen en Vergunningen.

Concreet zijn de taken van een medewerker binnen de coördinatie-cel niet louter administratief, maar ook beperkt inhoudelijk. Je zal als nieuwe collega instaan voor het categoriseren van de inkomende aanvragen. Dit doe je door gebruik te maken van een softwarepakket (AD-DICT) dat eenvoudig te leren is. Je staat in voor de input van gegevens in het systeem, op basis daarvan wordt het werk verdeeld over de verschillende teams binnen AVES. Hiermee zorg je er mee voor dat het juiste dossier bij de juiste beleidsadviseur of dossierbehandelaar terecht komt. Verder zorg je voor een goede opvolging. Je wordt ook ingezet voor ondersteuning van je collega’s door het opmaken van briefwisseling of standaardadviezen. Daarnaast word je ingezet voor het up-to-date houden van verschillende databanken. Communicatie met interne en externe klanten gebeurt telefonisch, per mail en/of per brief. Tenslotte bied je ondersteuning bij algemene administratieve taken zoals het scannen van documenten, archivering, het plannen van vergaderingen, klassement, enzovoort.

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

  • Meewerken aan een actueel en volledig overzicht van de lopende dossiers teneinde een volledige en tijdige verwerking van dossiers en aanvragen te kunnen garanderen
  • Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.
  • Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.
  • Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.
  • Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren.
  • Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.

4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde:

  • 1. Je hebt een diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02.

    Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric

    Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).
     

  • 2. Je beschikt over minimum 3 jaar relevante werkervaring (administratief-organisatorische taken).

    Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde:

    • Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
    • Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over de hoger vermelde werkervaring.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Yan Wing To, yanwing.to@vlaanderen.be en 0493 31 30 04).

4.2 COMPETENTIES
Technische competenties 4.2.1

  • Je hebt professionele kennis van Microsoft Office (Access, Word, Excel en Outlook)
  • Je beschikt over basis administratief-organisatorische vaardigheden zoals mailboxbeheer, agendabeheer, verslagen maken, enzovoort.
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden zowel schriftelijk als mondeling
  • Werkervaring hebben in eerstelijns- en/of dispatchingfuncties vormen een meerwaarde
  • Kennis hebben van Sharepoint is ook een pluspunt.

Persoonsgebonden competenties 4.2.2

  • Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
  • Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
  • Analyseren: je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
  • Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
  • Plannen & organiseren: je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
  • Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
  • 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten;
  • 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden;
  • 4. Je slaagt in de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

  • Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
  • Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
  • Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
  • Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
  • Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
  • Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
  • Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
  • Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen
  • Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1. CV-SCREENING
Aan de hand van het door jouw CV en motivatiebrief (en het kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Deze zijn de volgende criteria:

  • Je hebt een diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid.
  • Je beschikt over minimum 3 jaar relevante werkervaring (administratief-organisatorische taken).

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarde voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats in de week van 25 september 2017 (datum onder voorbehoud)

6.2. VOORSELECTE OP BASIS VAN EEN TELEFONISCHE SCREENING
Indien er meer dan 6 kandidaten overblijven na de CV-screening zal er een telefonische screening plaatsvinden. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • Motivatie
  • Verwachtingen van de functie
  • Technische competenties

Deze selectiefase wordt gevoerd door de selectieverantwoordelijke in de week van 25 september 2017 en is eliminerend.

6.3 GEDRAGSGERICHT INTERVIEW EN PSYCHOTECHNISCHE SCREENING
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • Motivatie
  • Fit met de organisatie
  • De persoonsgebonden competenties (zie 4.2.2)

Het gesprek wordt gevoerd met een selectieverantwoordelijke. Voor de psychotechnische screening zal je een e-mail ontvangen met een link naar de testen. Meer informatie volgt nog.
Deze selectiefase is eliminerend.
De selectiefase vindt plaats te Brussel op 4 of 5 oktober 2017 (onder voorbehoud).

6.4. FUNCTIESPECIFIEK INTERVIEW MET JURY
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • De visie op en inzicht in de functie
  • Je motivatie en verwachtingen
  • Fit met het team
  • Je technische competenties (zie 4.2.1)

Het gesprek met case/opdracht wordt gevoerd met de directe leidinggevende, een inhoudelijk expert en een selectieverantwoordelijke.
Deze selectiefase is eliminerend.
De selectiefase vindt plaats te Brussel op 13 of 16 oktober 2017 (onder voorbehoud).

6.5. EINDGESPREK MET DE ADMINISTRATEUR-GENERAAL
Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de week van 23 oktober 2017 (onder voorbehoud).

Enkel de eerst gerangschikte kandidaat wordt uitgenodigd op het eindgesprek met de administrateur-generaal. Wanneer de eerst gerangschikte kandidaat zijn/haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden ten aanzien van de functie. Het is de AG die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.6. NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7. HOE KAN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 24 september 2017.
Je stuurt je CV, motivatiebrief, samen met een kopie/scan van je diploma, naar hrm.anb@lne.vlaanderen.be Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer.
Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als:

  • je een CV en motivatiebrief stuurt
  • je een kopie van het vereiste diploma toevoegt
  • je je kandidatuur uiterlijk op 25 september 2017 naar ons stuurt (de datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs).

8 VRAGEN

Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met:

Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met:

Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden november.
Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar hrm.anb@lne.vlaanderen.be met vermelding van de vacaturetitel.

10 RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van medewerker coördinatie-cel bij het Agentschap voor Natuur en Bos, die bestaat uit de lijst van geschikten.

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als medewerker coördinatie-cel. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.

Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.

Diploma

Diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse Overheid