Dossier- en gegevensbeheerder

Omschrijving

1 DE VACATURE IN HET KORT

Kun je goed je plan trekken? Ben je een kei in dossierbeheer? Bied je graag ondersteuning aan anderen? Dan is dit de uitgelezen kans om jouw talenten te benutten, want Natuur en Bos van de Vlaamse overheid zoekt een gemotiveerde regiomedewerker om de regio Haspengouw en Wijers administratief mee te ondersteunen.

2 FUNCTIECONTEXT

De vacature bevindt zich binnen de entiteit OTB (operationeel terreinbeheer).

Bij Natuur en Bos zorgen wij ervoor dat iedereen in Vlaanderen van de natuur kan genieten, nu en in de toekomst.

Samen met partners zijn we, als vakmannen en -vrouwen van natuur, elke dag in de weer om de natuur te beschermen en duurzaam te ontwikkelen. Daarnaast beheert Natuur en Bos zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen.

Meer informatie over Natuur en Bos vind je op de website www.natuurenbos.be.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Beheren en behandelen van beheerdossiers en gegevens met als doel ervoor te zorgen dat de (interne) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. Dit houdt concreet in dat er met beheerdossiers gewerkt wordt, maar er wordt tevens algemeen secretariaatswerk uitgevoerd en personeelsgegevens verwerkt.

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Gegevensverzameling
Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.
  • Ontbrekende gegevens opzoeken
  • Gegevens importeren in een digitaal systeem
  • Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven
  • Bevestiging van rekeningnummer vragen bij leveranciers
  • Samenstellen van een dossier
  • Invullen van gegevens in meerdere databanken: POBW, Vlimpers….
  • Algemeen secretariaatswerk
Controle van gegevens
Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden
  • Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren
  • Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie
  • Controleren of aanvragen in lijn zijn met de onderrichtingen
  • Problemen detecteren en oplossingspistes voorstellen
  • Controleren en goedkeuren van een aanvraag tot bestelbon
Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers
Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.
  • Berekeningen uitvoeren
  • Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten…
  • Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden
  • Opmaken van overzichten en rapporten
  • Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen
  • Ondersteuning geven bij uitwerking van nieuwe financiële processen
  • Blokkeringsrapporten opvolgen
  • KPI’s opvolgen en aanpassingen doen
  • Adviezen redactioneel verwerken
  • Aanmaken van kaarten
  • Opvolgen van administratieve procedures zoals bv arbeidsgeneeskunde, Vlimpers…
Informatie-uitwisseling
Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren.
  • Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren
  • Fungeren als aanspreekpunt voor (interne) klanten
  • Informatie verstrekken aan leveranciers en interne klanten
  • Rapporteren over de stand van zaken
  • Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen en agendapunten aanbrengen
  • Praktijkgerichte feedback geven op financiële instructies
  • Bespreken van dossiers met collega’s
Werkrelaties
Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.
 
  • Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv leveranciers, FB…
  • Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen en zelf vergaderingen organiseren en verslagen maken
  • Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier
  • Relevante informatie delen met collega’s
  • Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten
  • Samenwerken aan en voorstellen doen voor verbeterprojecten
  • Zicht houden op overkoepelende financiële werking


4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n):

  1. Je hebt een diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02.

    Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/

    Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).
     

  2. Je hebt een technische affiniteit met de sector en hebt 1 jaar aantoonbare ervaring in de natuur- en bossector of een opleiding gevolgd in de sector

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:

  • Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
  • Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met HR-consultant Inge Buteneers via inge.buteneers@vlaanderen.be.

4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Technische competenties

  • Kennis om methoden en technieken, werkprocedures en processen toe te passen en/of bekwaamheid in het gespecialiseerd gebruik van materialen, technieken, apparatuur en gereedschappen
  • Grondige kennis en begrip van de specifieke reglementeringen, normen…
  • Kennis van de organisatie en inzicht in formele structuren
  • Administratief-organisatorische vaardigheden

4.2.2 Persoonsgebonden competenties

  • Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
  • Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
  • Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
  • Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1)
  • Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
  • Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking
  • 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten
  • 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

  • Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
  • Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
  • Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
  • Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
  • Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
  • Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
  • Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
  • Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen
  • Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1 CV-SCREENING
Aan de hand van het door jou opgestuurd CV en motivatiebrief gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening is eliminerend en vindt plaats in de week van 6 mei 2019 (datum onder voorbehoud).

6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN EEN TELEFONISCHE SCREENING
Indien er meer dan zes kandidaten overblijven na de CV-screening zal er een telefonische screening plaatsvinden. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • Verwachtingen van de functie
  • Inzicht in de functie

Deze selectiefase wordt gevoerd door de selectieverantwoordelijke in de week van 6 mei 2019 (datum onder voorbehoud) en is eliminerend.

6.3 GEDRAGSGERICHT GESPREK EN PSYCHOTECHNISCHE SCREENING
Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld:

  • Motivatie
  • Fit met de organisatie
  • Persoonsgebonden competenties (zie 4.2.2.)

Het gesprek wordt gevoerd met een selectieverantwoordelijke. Voor de computertesten zal je een e-mail ontvangen met de link naar de testen.

Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Hasselt op 16 en/of 21 mei 2019 (data onder voorbehoud).

6.4 FUNCTIESPECIFIEK INTERVIEW MET JURY
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • De visie op de functie
  • Fit met het team
  • Je technische competenties (zie 4.2.1)

Het gesprek met case/opdracht wordt gevoerd met de directe leidinggevende, een inhoudelijk expert en een selectieverantwoordelijke.

Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Leuven of Hasselt op 27 mei en/of 4 juni (data onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie. De administrateur-generaal kiest de meest geschikte kandidaat uit de lijst van geschikten voor de concrete invulling van de functie.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 3 mei 2019.

Je stuurt je CV en motivatiebrief, samen met een kopie van je diploma via mail naar sollicitatiesANB@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer.

Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als:

  • je een CV en motivatiebrief hebt gestuurd
  • je een kopie van het vereiste diploma toevoegt
  • je je kandidatuur uiterlijk op 3 mei 2019 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs).

8 VRAGEN

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:

Patrick Huvenne
Leidinggevende Team Regiocoördinatie Oost
patrick.huvenne@vlaanderen.be

Tom Hoebrechts
Regiobeheerder Haspengouw en Wijers
Tom.hoebrechts@vlaanderen.be

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Inge Buteneers
inge.buteneers@vlaanderen.be

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be. 

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind april 2019.

Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sollicitatiesANB@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer.

10 RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden.
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als regiomedewerker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd door andere diensten van de Vlaamse overheid voor het invullen van de functie van regiomedewerker met een salarisschaal gekoppeld aan de graad van administratief medeweker.

Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van regiomedewerker bij het Agentschap voor Natuur en Bos. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden.
Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve.
Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort.

Diploma

Diploma secundair onderwijs (ASO)