Dossier- en gegevensbeheerder

Omschrijving

1 DE VACATURE IN HET KORT

Ben je vertrouwd met de natuur- en boswetgeving of wil je je hiermee vertrouwd maken ? Wil je met deze kennis vergunningverleners zoals gemeente, provincie en Vlaamse overheid of burgers op kantoor of op terrein ondersteunen via de advisering van omgevingsvergunningsaanvragen, ontbossings- en compensatiedossiers en via de opmaak van allerhande machtigingen ? Kan je goed je plan trekken? Ben je een kei in dossierbeheer? Bied je graag ondersteuning aan anderen? Dan is dit de uitgelezen kans om jouw talenten te benutten want het Agentschap voor Natuur en Bos zoekt een gemotiveerde medewerker dossier- en gegevensbeheerder.

2 FUNCTIECONTEXT

Bij Natuur en Bos van de Vlaamse overheid zorgen wij ervoor dat iedereen in Vlaanderen van de natuur kan genieten, nu en in de toekomst.

Samen met partners zijn we, als vakmannen en -vrouwen van natuur, elke dag in de weer om de natuur te beschermen en duurzaam te ontwikkelen.

Daarnaast beheert Natuur en Bos zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Als medewerker dossier- en gegevensbeheerder functioneer je binnen de entiteit Adviezen, Vergunningen, Erkenningen en Subsidies (AVES). Je staat in voor het beheren en behandelen van dossiers en gegevens in verband met adviezen, erkenningen, subsidies, vergunningen e.d. teneinde ervoor te zorgen dat de interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. De focus van de functie ligt op de voorbereiding van adviezen vanuit natuur- en bosinvalshoek op niet-complexe omgevingsvergunnings-aanvragen (www.omgevingsloket.be). Daarnaast sta je ook in voor de behandeling van aanvragen van kapmachtigingen. Je bekijkt de mogelijkheden op het terrein en bereidt een ontwerpadvies of –besluit voor. Hierbij kom je in direct contact met burgers en diverse overheden. Grosso modo omvat de functie 50 % kantoor- en 50 % terreinwerk. Het uitvoeren van de functie bestaat uit de volgende aspecten:

  • Je bereidt je eigen werkzaamheden inhoudelijk voor, zorgt voor de planning en organiseert de praktische uitvoering
  • Je formuleert (voorstel van) adviezen of beslissingen
  • Je brengt verslag uit over je eigen werkzaamheden en resultaten
  • Je informeert betrokkenen over procedures en (terrein)gegevens
  • Je volgt de nieuwe evoluties op in je eigen vakgebied en werkterrein
  • Je voert terreincontroles uit op de naleving van wetgeving, regelgeving, voorschriften of normen

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

RESULTAAT VOORBEELDEN VAN ACTIVITEITEN
Vervolledigen dossiers
Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen.
  • Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van aanvragers, collega’s, terreinbezoek en/of eigen onderzoek.
  • Raadplegen van externe kennisbronnen.
  • Signaleren van onvolledigheden aan de aanvragers en/of bevoegde overheid in een vroeg stadium.
  • Organiseren of bijwonen van het (voor)overleg.
Analyse
Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren.
  • Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering.
  • Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties, dienstnota’s, richtlijnen, … .
  • Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren.
  • Argumentatie opbouwen (pro en contra’s)
  • De impact van het dossier inschatten
(Voorstel van) beslissing
(Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.
  • Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen, vergunningen, machtigingen en toestemmingen
  • Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie(s)
  • Initiëren van de uitvoering van de beslissing
Communicatie en contacten
Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier.
  • Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen
  • Informatie uitwisselen over het dossier
  • Deelneming lokale netwerken en projecten (bv WBE, ruilverkavelingscomité, ambtelijke werkgroep bekkenwerking …)
  • Op vraag inhoudelijke input leveren en standpunten toelichten.
  • Interne relevante informatie-uitwisseling ANB omtrent de impact van beslissingen op andere teams of cellen
Kennis m.b.t. het vakgebied
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en entiteitsniveau te optimaliseren.
  • Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten.
  • Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven.
  • Aanleggen en bijhouden van documentatie.
  • Vakkennis ontwikkelen, actualiseren en delen.
  • Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures.
  • Deelnemen aan projecten.
  • Collegiale consultatie bij dossiers.
Opvolging
Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd.
  • Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden
  • Nagaan of de subsidies tijdig en met het juiste doel worden aangewend
  • Input geven aan dossierbehandelaars bevoegd voor klachten en beroepen vanuit het initieel advies
  • Prioriteren van dossiers en de werklast inschatten.
  • Opvolgen van adviezen: flankerend beleid, compensaties, uitvoeringstermijnen,...
Beleidsadvies
Vanuit expertise en rekening houdend met trends een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, interne richtlijnen, procedures en normen teneinde ervoor te zorgen dat het beleid voldoende input heeft vanuit de realiteit.
  • Meewerken in werk- en stuurgroepen in het kader van het analyseren van de processen met het oog op de optimalisatie ervan
  • Bijdrage leveren in werk- en stuurgroepen voor het ontwikkelen van gebruiksvriendelijke databanken voor het opvolgen van de processen
  • Signaleren van problemen vanuit de praktijk en voorstellen doen ter verbetering
  • Initiatief nemen en overleg organiseren rond optimalisatie van de werking

In dit alles behoud je een juiste balans tussen people-planet-profit, zijnde de drie strategische doelen van de organisatie: natuurontwikkeling, natuurbeleving en natuurvalorisatie.

4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden:

  • 1) Je hebt een diploma algemeen secundair onderwijs (ASO).

    Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric

    Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).

  • 2) Je bezit een rijbewijs B
  • 3) Je hebt minimum 2 jaar ervaring in administratie en advisering in bosbeheer en/of natuurbeheer of je hebt minimaal 2 jaar ervaring in administratie en beschikt over het getuigschrift natuurmanagement.

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde:

  • Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
  • Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit dient te beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Ann Lodewyckx, ann.lodewyckx@vlaanderen.be, 0492 23 63 85).

4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Technische competenties

  • Je kan de courante kantoorsoftware toepassen
  • Kennis van GIS is een pluspunt
  • Basiskennis natuur- en boswetgeving is een pluspunt
  • Basiskennis fauna en flora is een pluspunt.

4.2.2 Persoonsgebonden competenties

  • Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
  • Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
  • Analyseren: je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
  • Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
  • Flexibiliteit: je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1)
  • Oordeelsvorming: je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1)
  • Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.

4.2.3 Goede motivatiebrieven krijgen een streepje voor!
Gelieve extra zorg te besteden aan een overtuigende motivatiebrief waarin je duidelijk weergeeft wat je drijft en in welke mate je over de nodige deelnemingsvoorwaarden en competenties beschikt.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN

Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
  • 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten;
  • 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden;
  • 4. Je slaagt in de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

  • Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
  • Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
  • Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
  • Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
  • Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
  • Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
  • Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker (C1). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
  • Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen
  • Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1. CV-SCREENING
Aan de hand van jouw CV en motivatiebrief gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats op in de week van 21 mei 2019 (onder voorbehoud).

6.2. TELEFONISCHE SCREENING
Eventueel kan een telefonische screening plaatsvinden indien er meer dan 6 kandidaten geschikt bevonden worden in deze fase.
In deze fase wordt gepeild naar motivatie en beeld van de functie. Deze fase vindt plaats in de week van 21 mei 2019 (datum) (onder voorbehoud) en is eliminerend.

6.3. GEDRAGSGERICHT INTERVIEW EN PSYCHOTECHNISCHE VRAGENLIJST
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • Motivatie voor de functie
  • Fit met de organisatie
  • De persoonsgebonden competenties (zie 4.2.2)

Het gesprek wordt gevoerd met een selectieverantwoordelijke. Voor de psychotechnische screening zal je een e-mail ontvangen met een link naar de testen. Meer informatie volgt nog.
Deze selectiefase is eliminerend.
De selectiefase vindt plaats te Brussel in de laatste weken van 29 mei 2019 (onder voorbehoud).

6.4. FUNCTIESPECIFIEK INTERVIEW MET JURY
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • De visie op en inzicht in de functie
  • De fit met het team
  • Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
  • De vereiste technische competenties (zie 4.2.1)

Het gesprek met case/opdracht wordt gevoerd met de directe leidinggevende, een inhoudelijk expert en een selectieverantwoordelijke.
Deze selectiefase is eliminerend.
De selectiefase vindt plaats te Gent in de eerste twee weken van 12 Juni 2019 onder voorbehoud)
Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie.
De lijnmanager kiest de meest geschikte kandidaat uit de lijst van geschikten voor de concrete invulling van de functie.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KAN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 20 mei 2019.
Je stuurt je sollicitatie, samen met een kopie van je diploma naar SollicitatiesANB@vlaanderen.be Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer.
Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als:

  • je een CV en motivatiebrief stuurt
  • je een kopie van het vereiste diploma toevoegt
  • je je kandidatuur uiterlijk op 20 mei 2019 naar ons stuurt (de datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs).

8 VRAGEN

Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met:

Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met:

Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind juni 2019.
Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar SollicitatiesANB@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer en de vacaturetitel.

Diploma

Diploma algemeen secundair onderwijs (ASO)