Dossier- en gegevensbeheerder met terreintaken

Omschrijving

1 DE VACATURE IN HET KORT

Het takenpakket omvat de inhoudelijke voorbereiding van dossiers over adviezen, vergunningen, erkenningen en subsidies op basis van terreincontroles en vaktechnische terreinkennis met als doel ofwel zelf een (voorstel van) beslissing te formuleren ofwel collega’s te ondersteunen bij de verwerking of controles van (complexe) dossiers of beheerplannen. Het betreft dan o.a. de opmaak maar ook controles van kapmachtigingen, controles boscompensaties, terreinverificatie beheerplannen… Een zekere ecologische terreinkennis is dus wel vereist.

2 FUNCTIECONTEXT

Bij Natuur en Bos van de Vlaamse overheid zorgen wij ervoor dat iedereen in Vlaanderen van de natuur kan genieten, nu en in de toekomst.

Samen met partners zijn we, als vakmannen en -vrouwen van de natuur, elke dag in de weer om de natuur te beschermen en duurzaam te ontwikkelen. Daarnaast beheert Natuur en Bos zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen.

Meer informatie over Natuur en Bos vind je op de website www.natuurenbos.be.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE

Als medewerker dossier- en gegevensbeheer werk je binnen de entiteit AVES (Adviezen, vergunningen, erkenningen en subsidies). Je staat in voor een kwaliteitsvolle en tijdige behandeling met correcte toepassing van regelgeving en rekening houdende met actuele en potentiële natuurwaarden op het terrein. Daarbij kom je in direct contact met burgers en diverse overheden. Je bereidt dossiers zelfstandig voor zodat beslissingen genomen kunnen worden, alsook de bijhorende terreincontroles. Waar nodig ondersteun je collega’s op basis van terreincontroles en vaktechnische terreinkennis bij de verwerking van dossiers. Enkele voorbeelden van soorten vragen zijn:

  • Adviesvragen: omgevingsvergunningsaanvragen met ontbossingen, vegetatiewijzigingen en terreincontrole
  • Vergunningen: ontheffingen en machtigingen en terreincontrole
  • Subsidies en beheerplannen: terreincontrole

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Dossieropvolging
Meewerken aan een actueel en volledig overzicht van de lopende dossiers met als doel een volledige en tijdige verwerking van dossiers en aanvragen te kunnen garanderen
  • Dossiers of aanvragen registreren in een opvolgingssysteem
  • Aanduiden in een systeem welke dossiers zelf behandeld worden
  • Toewijzen of doorsturen van dossiers aan de collega's die daarvoor verantwoordelijk zijn
  • Aanduiden in een gemeenschappelijk systeem wanneer eigen dossiers afgewerkt zijn
  • Archiveren van de dossiers en aanvragen conform de interne afspraken
Gegevensverzameling
Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.
  • Ontbrekende gegevens opzoeken
  • Gegevens importeren in een registratiesysteem
  • Samenstellen van een dossier
Controle van gegevens
Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden
  • Controleren of aanvragen in lijn zijn met de richtlijnen
  • Ervoor zorgen dat de dossiers en gegevens volgens de interne procesafspraken verwerkt worden
  • Vaststellen van fouten en voorstellen doen voor correctie
Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers
Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.
  • Aanvragen verwerken
  • Berekeningen uitvoeren
  • Periodiek of op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden en documenten
  • Uitzoeken hoe de richtlijnen en wetgeving het best kunnen toegepast worden
  • Opmaken van overzichten en rapporten
  • Databanken uitbouwen
  • Voor bereiden en/of opmaken van contracten en besluiten
  • Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen
Informatie-uitwisseling
Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren.
  • Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen bij problemen
  • Fungeren als aanspreekpunt voor klanten en collega’s
  • Informatie verstrekken aan leveranciers
  • Rapporteren over de stand van zaken
  • Bespreken van dossiers met collega’s
Uitvoering
Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit.
  • Terreincontrole met betrekking tot de correcte uitvoering van vergunningen, subsidies, machtigingen e.d.
  • Consequenties van de ingreep op het terrein inschatten
  • Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen en op basis daarvan voorstel van beslissing of advies opmaken.
  • Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen
Werkrelaties
Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.
 
  • Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. centrale dienstverlening, leveranciers
  • Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen
  • Zoeken naar geschikte aanspreekpunten voor de verschillende onderdelen van het dossier
  • Relevante informatie delen met collega’s
  • Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten
  • Samenwerken aan verbeterprojecten
  • Als back-up inspringen voor collega’s
Ontwerpadvies of -beslissing
(Voorstel van) advies of beslissing formuleren met als doel de leidinggevende (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier
  • Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve terreinverslagen, ontwerpadviezen, -vergunningen, -machtigingen en -toestemmingen.
  • Terreinverslagen, ontwerpadviezen, -vergunningen, -machtigingen en -toestemmingen bezorgen aan de leidinggevende


4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n):

  • 1) Je bezit over een rijbewijs B
  • 2) Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in administratie en advisering in bosbeheer en/of natuurbeheer of je hebt minimaal 2 jaar ervaring in administratie en beschikt over het getuigschrift natuurmanagement.
  • 3) Je hebt een diploma algemeen secundair onderwijs (ASO).

Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric.

Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde:

  • Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
  • Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Ann Lodewyckx, ann.lodewyckx@vlaanderen.be, 0492 23 63 85).

4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Technische competenties

  • Je beschikt over basiskennis van natuur- en bosbeheer.
  • Je beschikt over basiskennis van courante kantoorsoftware.
  • Je bent vlot ter taal zowel schriftelijk als mondeling.
  • Je bent in staat boodschappen op een volledige en heldere manier over te brengen.
  • Je hebt een gezonde dosis inlevingsvermogen zonder hierbij de regel- en wetgeving uit het oog te verliezen.
  • Een attest bosbouwbekwaamheid/natuurmanagement is een pluspunt
  • Basiskennis over de specifieke regel- en wetgeving alsook de bijhorende processen in praktijk (bosdecreet, natuurdecreet, ruimtelijke ordening en de milieuwetgeving) is een pluspunt

4.2.2 Persoonsgebonden competenties

  • Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
  • Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
  • Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
  • Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
  • Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
  • Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking
  • 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten
  • 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

  • Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
  • Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
  • Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
  • Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je vakantie tussen Kerstmis en nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
  • Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
  • Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
  • Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
  • Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen
  • Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1 CV-SCREENING
Aan de hand van het door jou opgestuurd cv en motivatiebrief gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening vindt plaats in de week van 3 juli 2019.

6.2 GEDRAGSGERICHT GESPREK EN PSYCHOTECHNISCHE PROEVEN
Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld:

  • Motivatie
  • Inzicht in de functie
  • Fit met de organisatie
  • Gedragsgerichte competenties

Deze selectiefase wordt gevoerd met de selectieverantwoordelijke.

Deze selectiefase is eliminerend

De selectiefase vindt plaats in Brussel op 5 juli 2019 (datum onder voorbehoud).

6.3 JURYGESPREK EN CASE
Het eindgesprek wordt gevoerd met de leidinggevende van de wervende entiteit, een extern persoon en een selectieverantwoordelijke.
Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld:

  • Je visie op en inzicht in de functie
  • Je motivatie en verwachtingen
  • Je technische competenties
  • Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie

Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 10 juli 2019 (datum onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 2 juli 2019.

Je stuurt je cv en motivatiebrief samen met een kopie van je diploma:

Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als:

  • je je cv en motivatiebrief doorstuurt
  • je een kopie van het vereiste diploma toevoegt
  • je je kandidatuur uiterlijk op 2 juli 2019 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs).

8 VRAGEN

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind augustus 2019.

Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sollicitatiesANB@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer.

Diploma

Diploma secundair onderwijs