Dossier- en gegevensbeheerders (voorbehouden betrekking)

Omschrijving

1 DE FUNCTIE IN HET KORT

Ben je gemotiveerd om te werken als dossier- en gegevensbeheerder? Werk je graag dossiers af van A tot Z? Maak je graag planningen op? Lees dan zeker verder!

Het Agentschap voor Natuur en Bos is op zoek naar gemotiveerde dossier- en gegevensbeheerders via voorbehouden betrekking. Er wordt een werfreserve aangelegd. Deze vacature wil kansen geven aan werkzoekenden die het omwille van hun handicap of ziekte moeilijker hebben op de arbeidsmarkt.

2 FUNCTIECONTEXT

Het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB), een agentschap van de Vlaamse overheid, werkt elke dag aan het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van natuur in Vlaanderen. De missie van het agentschap is: ’Meer, beter en samen’. Het Agentschap voor Natuur en Bos werkt dan ook samen met veel verschillende partners en creëert zo een groter draagvlak voor natuur.

Daarnaast beheert het agentschap zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen. De 700 gemotiveerde medewerkers staan met twee 'botten' op het terrein. Die terreinkennis en ervaring vormen belangrijke pijlers om het beleid te helpen voorbereiden.

Meer informatie over het Agentschap voor Natuur en Bos vind je op de website www.natuurenbos.be.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE

Beheren en behandelen van dossiers en gegevens met als doel ervoor te zorgen dat de interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd.

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN

Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Dossieropvolging

Meewerken aan een actueel en volledig overzicht van de lopende dossiers met als doel  een volledige en tijdige verwerking van dossiers en aanvragen te kunnen garanderen

 

  • Dossiers of aanvragen registreren in een opvolgingssysteem
  • Aanduiden in een systeem welke dossiers zelf behandeld worden
  • Toewijzen of doorsturen van dossiers aan de collega die daarvoor verantwoordelijk zijn
  • Aanduiden in een gemeenschappelijk systeem wanneer eigen dossiers afgewerkt zijn
  • Archiveren van de dossiers en aanvragen conform de interne afspraken

Gegevensverzameling

Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.

  • Ontbrekende gegevens opzoeken
  • Gegevens importeren in een registratiesysteem
  • Samenstellen van een dossier

Controle van gegevens

Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.

  • Controleren of aanvragen in lijn zijn met de richtlijnen
  • Ervoor zorgen dat de dossiers en gegevens volgens de interne procesafspraken verwerkt worden
  • Vaststellen van fouten en voorstellen doen voor correctie

Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers

Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.

 

  • Aanvragen verwerken
  • Berekeningen uitvoeren
  • Periodiek of op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden en documenten
  • Uitzoeken hoe de richtlijnen en wetgeving het best kunnen toegepast worden
  • Opmaken van overzichten en rapporten
  • Databanken uitbouwen
  • Voor bereiden en/of opmaken van contracten en besluiten
  • Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen

Informatie-uitwisseling

Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren.

 

  • Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen bij problemen
  • Fungeren als aanspreekpunt voor klanten en collega’s
  • Informatie verstrekken aan leveranciers
  • Rapporteren over de stand van zaken
  • Bespreken van dossiers met collega’s

Werkrelaties

Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.

  • Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. centrale dienstverlening, leveranciers
  • Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen
  • Zoeken naar geschikte aanspreekpunten voor de verschillende onderdelen van het dossier
  • Relevante informatie delen met collega’s
  • Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten
  • Samenwerken aan verbeterprojecten
  • Als back-up inspringen voor collega’s

4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN

Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden:

  • Je komt voor onbepaalde duur in aanmerking voor toegang tot een beschutte werkplaats of voor een Vlaamse ondersteuningspremie op basis van een beslissing van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (meer info) of je hebt een bijstandsveld W2 of W3, toegekend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap.
  • Je hebt een diploma Secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid.  De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Ann Lodewyckx, ann.lodewyckx@vlaanderen.be,  0492/23 63 85 ).

4.2 COMPETENTIES

4.2.1 Technische competenties

  • Professionele kennis van courante kantoorsoftware (Word, Excel, Outlook, Acces,…).

4.2.2 Persoonsgebonden competenties

  • Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
  • Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
  • Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
  • Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)
  • Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
  • Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.  

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN

Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
  • Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
  • Je ben geslaagd voor de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

  • Je wordt opgenomen in een contractuele werfreserve.
  • Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
  • Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
  • Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
  • Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
  • Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
  • Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1) Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
  • Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1 CV-SCREENING

Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening vindt plaats in de week van 31 oktober 2018 (datum onder voorbehoud).  

6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN EEN TELEFONISCHE SCREENING

Indien er meer dan 6 kandidaten overblijven na de CV-screening zal er een telefonische screening plaatsvinden. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • Verwachtingen van de functie
  • Inzicht in de functie

Deze selectiefase wordt gevoerd door de selectieverantwoordelijke in de week van 31 oktober 2018 (datum onder voorbehoud) en is eliminerend.

6.3 JURYGESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST

Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld:

  • Motivatie en inzicht in de functie
  • Fit met de organisatie
  • Administratieve competenties
  • Persoonsgebonden competenties
  • Verwachtingen en inzetbaarheid in de functie

Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van ANB en een selectieverantwoordelijke.

Deze selectiefase is eliminerend

De selectiefase vindt plaats in Brussel in de week van 8 november 2018 (datum onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie en word je opgenomen in een werfreserve. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN

Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KUN JE SOLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 28 oktober 2018.

Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma en een kopie van je attest van de VDAB of het VAPH waarmee je aantoont in aanmerking te komen voor een voorbehouden vacature via mail naar sollicitatiesANB@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer.

Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als:

  • je het sollicitatieformulier gebruikt
  • je je kandidatuur uiterlijk op 28 oktober 2018 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs).

Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op www.werkenvoorvlaanderen.be

8 VRAGEN

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud, de selectieprocedure of de deelnemingsvoorwaarden wil, kan je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kan je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin november 2018.  

Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sollicitatiesANB@vlaanderen.be  met vermelding van het vacaturenummer.

10 RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossier- en gegevensbeheerder bij het Agentschap voor Natuur en Bos, die bestaat uit de lijst van geschikten.

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure.  De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossier- en gegevensbeheerder. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.

Deze werfreserve kan ook geraadpleegd worden voor contracten van bepaalde duur voor administratieve functies binnen het Agentschap voor Natuur en Bos. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden of wie een bepaalde duur contract weigert, blijft zijn plaats in de reserve behouden.

Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve.

Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort.

Diploma

Diploma Secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid