Dossier- en gegevensbeheerder

Omschrijving

1 DE VACATURE IN HET KORT

Kan je goed je plan trekken? Ben je een kei in dossierbeheer? Bied je graag ondersteuning aan anderen? Dan is dit de uitgelezen kans om jouw talenten te benutten want het Agentschap voor Natuur en Bos zoekt een gemotiveerde medewerker dossier- en gegevensbeheerder.

2 FUNCTIECONTEXT

Het Agentschap voor Natuur en Bos, een agentschap van de Vlaamse overheid, werkt elke dag aan het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van natuur in Vlaanderen. De missie van het agentschap is: ’Meer, beter en samen’. Het Agentschap voor Natuur en Bos werkt dan ook samen met veel verschillende partners en creëert zo een groter draagvlak voor natuur.

Daarnaast beheert het agentschap zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen. De 750 gemotiveerde medewerkers staan met twee 'botten' op het terrein. Die terreinkennis en ervaring vormen belangrijke pijlers om het beleid te helpen voorbereiden.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Als medewerker dossier- en gegevensbeheerder functioneer je binnen de entiteit Adviezen, Vergunningen, Erkenningen en Subsidies (AVES). Je staat in voor het beheren en behandelen van dossiers en gegevens in verband met erkenningen, subsidies, vergunningen e.d. teneinde ervoor te zorgen dat de interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd:

  • Je bereidt je eigen werkzaamheden inhoudelijk voor, zorgt voor de planning en organiseert de praktische uitvoering
  • Je formuleert (voorstel van) adviezen of beslissingen
  • Je brengt verslag uit over je eigen werkzaamheden en resultaten
  • Je informeert betrokkenen over procedures en (terrein)gegevens
  • Je volgt de nieuwe evoluties op in je eigen vakgebied en werkterrein
  • Je voert terreincontroles uit op de naleving van wetgeving, regelgeving, voorschriften of normen

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

RESULTAAT

Voorbeelden van activiteiten

Dossieropvolging

Meewerken aan een actueel en volledig overzicht van de lopende dossiers teneinde een volledige en tijdige verwerking van dossiers en aanvragen te kunnen garanderen

 

  • Dossiers of aanvragen registreren in een opvolgingssysteem
  • Aanduiden in een systeem welke dossiers zelf behandeld worden
  • Toewijzen of doorsturen van dossiers aan de collega die daarvoor verantwoordelijk zijn
  • Aanduiden in een gemeenschappelijk systeem wanneer eigen dossiers afgewerkt zijn
  • Archiveren van de dossiers en aanvragen conform de interne afspraken

Gegevensverzameling

Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.

  • Ontbrekende gegevens opzoeken
  • Gegevens importeren in een registratiesysteem
  • Samenstellen van een dossier
  •  

Controle van gegevens

Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.

  • Controleren of aanvragen in lijn zijn met de richtlijnen
  • Ervoor zorgen dat de dossiers en gegevens volgens de interne procesafspraken verwerkt worden
  • Vaststellen van fouten en voorstellen doen voor correctie

Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers

Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.

 

  • Aanvragen verwerken
  • Berekeningen uitvoeren
  • Periodiek of op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden en documenten
  • Uitzoeken hoe de richtlijnen en wetgeving het best kunnen toegepast worden
  • Opmaken van overzichten en rapporten
  • Databanken uitbouwen
  • Voor bereiden en/of opmaken van contracten en besluiten
  • Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen

Informatie-uitwisseling

Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren.

  • Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen bij problemen
  • Fungeren als aanspreekpunt voor klanten en collega’s
  • Informatie verstrekken aan leveranciers
  • Rapporteren over de stand van zaken
  • Bespreken van dossiers met collega’s

Werkrelaties

Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.

 

  • Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. centrale dienstverlening, leveranciers
  • Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen
  • Zoeken naar geschikte aanspreekpunten voor de verschillende onderdelen van het dossier
  • Relevante informatie delen met collega’s
  • Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten
  • Samenwerken aan verbeterprojecten
  • Als back-up inspringen voor collega’s

In dit alles behoud je een juiste balans tussen people-planet-profit, zijnde de drie strategische doelen van de organisatie: natuurontwikkeling, natuurbeleving en natuurvalorisatie.


4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden:

  • Je hebt een diploma algemeen secundair onderwijs (ASO).

    Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric

    Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).

  • Je bezit over een rijbewijs B
  • Je hebt minimum 2 jaar ervaring in één van de volgende domeinen: administratie, advisering, bosbeheer en/of natuurbeheer.

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit dient te beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Françoise Godderis, francoise.godderis@vlaanderen.be en 0479 87 00 05).

4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Technische competenties

  • Je kan de courante kantoorsoftware toepassen
  • Kennis van GIS is een pluspunt
  • Basiskennis natuur- en boswetgeving is een pluspunt
  • Basiskennis fauna en flora is een pluspunt.

4.2.2 Persoonsgebonden competenties

  • Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
  • Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
  • Analyseren: je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
  • Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
  • Plannen & organiseren: je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
  • Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.

4.2.3 Goede motivatiebrieven krijgen een streepje voor!
Gelieve extra zorg te besteden aan een overtuigende motivatiebrief waarin je duidelijk weergeeft wat je drijft en in welke mate je over de nodige deelnemingsvoorwaarden en competenties beschikt.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
  • Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten;
  • Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden;
  • Je slaagt in de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

  • Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
  • Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
  • Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
  • Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is erin de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
  • Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
  • Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
  • Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker (C1). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
  • Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen
  • Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1. CV-SCREENING
Aan de hand van jouw CV en motivatiebrief gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening vindt plaats op in de week van 18 januari 2018 (onder voorbehoud).

6.2. TELEFONISCHE SCREENING
Eventueel kan een telefonische screening plaatsvinden indien er meer dan 5 kandidaten geschikt bevonden worden in deze fase.

In deze fase wordt gepeild naar motivatie en beeld van de functie. Deze fase vindt plaats in de week van 18 januari (onder voorbehoud) en is eliminerend.

6.3. GEDRAGSGERICHT INTERVIEW EN PSYCHOTECHNISCHE SCREENING
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • Motivatie voor de functie
  • Fit met de organisatie
  • De persoonsgebonden competenties (zie 4.2.2)

Het gesprek wordt gevoerd met een selectieverantwoordelijke. Voor de psychotechnische screening zal je een e-mail ontvangen met een link naar de testen. Meer informatie volgt nog.

Deze selectiefase is eliminerend.

De selectiefase vindt plaats te Brussel in de laatste weken van januari 2018 (onder voorbehoud).

6.4. FUNCTIESPECIFIEK INTERVIEW MET JURY
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • De visie op en inzicht in de functie
  • De fit met het team
  • Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
  • De vereiste technische competenties (zie 4.2.1)

Het gesprek met case/opdracht wordt gevoerd met de directe leidinggevende, een inhoudelijk expert en een selectieverantwoordelijke.

Deze selectiefase is eliminerend.

De selectiefase vindt plaats te Brussel in de eerste twee weken van februari 2018 (onder voorbehoud)

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie.

De lijnmanager kiest de meest geschikte kandidaat uit de lijst van geschikten voor de concrete invulling van de functie.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KAN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 17 januari 2018.

Je stuurt je sollicitatie, samen met een kopie van je diploma naar SollicitatiesANB@vlaanderen.be Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer (2017/11/F12).

Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als:

  • je een CV en motivatiebrief stuurt
  • je een kopie van het vereiste diploma toevoegt
  • je je kandidatuur uiterlijk op 17 januari 2018 naar ons stuurt (de datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs).

8 VRAGEN
Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met:

Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met:

Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be.

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind februari 2018. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar SollicitatiesANB@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer en de vacaturetitel.

Diploma

Diploma secundair onderwijs (ASO)