Administratief medewerker voor vliegende ondersteuning en verwerking digitaal kaartmateriaal (ARC-GIS)

Omschrijving

1 DE VACATURE IN HET KORT

Het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) is op zoek naar een administratief medewerker die energie haalt uit het werken met een grote verscheidenheid aan mensen, ervan houdt om collega’s op een hartige en efficiënte manier te ondersteunen, niet snel uit het lood wordt geslagen door onverwachte situaties en zich gemakkelijk aanpast in nieuwe omgevingen. Voel je je aangesproken? Lees dan zeker verder!


2 FUNCTIECONTEXT

Het Agentschap voor Natuur en Bos, een agentschap van de Vlaamse overheid, werkt elke dag aan het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van natuur in Vlaanderen. De missie van het agentschap is: ’Meer, beter en samen’. Het Agentschap voor Natuur en Bos werkt dan ook samen met veel verschillende partners en creëert zo een groter draagvlak voor natuur.

Daarnaast beheert het agentschap zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen. De 750 gemotiveerde medewerkers staan met twee 'botten' op het terrein. Die terreinkennis en ervaring vormen belangrijke pijlers om het beleid te helpen voorbereiden.

De nieuwe collega zal deel maken van het secretariaat binnen het team regiocoördinatie in de entiteit Operationeel Terreinbeheer. Het is een vliegende medewerker die werkzaam zal zijn over het hele gebied onder terreinbeheer Oost: het Oosten van de provincies Antwerpen en Vlaams-Brabant, en in de provincie Limburg.


3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
De nieuwe collega is in de eerste instantie een secretariaatsmedewerker met een aantal specifieke competenties. Als nieuwe collega ben je lid van het team regio-coördinatie en zal je inhoudelijk een combinatie van administratieve en GIS-technische taken uitvoeren:

  • Enerzijds steun je de pool van regiomedewerkers op vlak van basis-financiële bewerkingen, bijhouden van gegevens in web-based databanken en digitaal klassement en de algemene ondersteuning van de regionale teams voor het terreinbeheer;
  • Anderzijds help je mee met het technisch team door GIS-analyses en kaartmateriaal aan te leveren (bijvoorbeeld voor stedenbouwkundige vergunningen, voorbereiding van beleidsdossiers of onderbouwing van managementbeslissingen).
  • Tenslotte kan je zowel in de regioteams als in het technisch ondersteunend team worden ingezet voor de administratieve opvolging en ondersteuning van het werk dat aan derden / aannemers wordt aanbesteed.

In dit alles behoud je een juiste balans tussen people-planet-profit, zijnde de drie strategische doelen van de organisatie: natuurontwikkeling, natuurbeleving en natuurvalorisatie.

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Dossieropvolging
Meewerken aan een actueel en volledig overzicht van de lopende dossiers om
een volledige en tijdige verwerking van dossiers en aanvragen te kunnen garanderen
  • Dossiers of aanvragen registreren in een opvolgingssysteem
  • Aanduiden in een systeem welke dossiers zelf behandeld worden
  • Toewijzen of doorsturen van dossiers aan de collega die daarvoor verantwoordelijk zijn
  • Aanduiden in een gemeenschappelijk systeem wanneer eigen dossiers afgewerkt zijn
  • Archiveren van de dossiers en aanvragen conform de interne afspraken
Gegevensverzameling
Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens om dossiers
en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.
  • Ontbrekende gegevens opzoeken
  • Gegevens importeren in een registratiesysteem
  • Samenstellen van een dossier
Controle van gegevens
Verifiëren en controleren van documenten en gegevens om te verzekeren dat
vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.
  • Controleren of aanvragen in lijn zijn met de richtlijnen
  • Ervoor zorgen dat de dossiers en gegevens volgens de interne procesafspraken verwerkt worden
  • Vaststellen van fouten en voorstellen doen voor correctie
Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers
Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van
gegevens om via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening
te verzekeren.
  • Aanvragen verwerken
  • Berekeningen uitvoeren
  • Periodiek of op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden en documenten
  • Uitzoeken hoe de richtlijnen en wetgeving het best kunnen toegepast worden
  • Opmaken van overzichten en rapporten
  • Databanken uitbouwen
  • Voor bereiden en/of opmaken van contracten en besluiten
  • Voorbereiden en uitvoeren van finciële verrichtingen
Informatie-uitwisseling
Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden om klanten en andere
betrokkenen correct te informeren.
  • Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen bij problemen
  • Fungeren als aanspreekpunt voor klanten en collega’s
  • Informatie verstrekken aan leveranciers
  • Rapporteren over de stand van zaken
  • Bespreken van dossiers met collega’s
Werkrelaties
Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens om door
een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.
  • Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. centrale dienstverlening, leveranciers
  • Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen
  • Zoeken naar geschikte aanspreekpunten voor de verschillende onderdelen van het dossier
  • Relevante informatie delen met collega’s
  • Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten
  • Samenwerken aan verbeterprojecten
  • Als back-up inspringen voor collega’s

 


4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden:

  • 1. Je hebt een diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02.

    Je kunt ook deelnemen aan de selectieprocedure als je laatstejaarsstudent bent in het academiejaar 2016-2017. Je kan de functie enkel opnemen indien je op het moment van indiensttreding je diploma effectief behaald hebt.

    Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric. Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).
     

  • 2. Je beschikt over een rijbewijs B.

    Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde:

    • Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
    • Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde rijbewijs B.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Yan Wing To, yanwing.to@vlaanderen.be en 0493 31 30 04).

4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Technische competenties

  • Je hebt een kennis van ARC-GIS. Heb je al werkervaring met ARC-GIS, dan is dat een meerwaarde.
  • Je hebt basiskennis van de uitvoering van één of meerdere van de volgende administratieve taken: overeenkomsten opstellen, inkooporders opmaken, databanken onderhouden en/of digitale klassementen optimaliseren.
  • Je beschikt over basis administratief-organisatorische vaardigheden.
  • Je kan snel en efficiënt gebruik maken van de courante kantoorsoftware, in het bijzonder het Office-pakket (Word, Excel,..) .
  • Je hebt vaardigheden om het werk van anderen op te volgen en doet dit steeds vanuit een ondersteunende houding.
  • Je beschikt over goede schrijfvaardigheden.
  • Je beschikt over kennis van de bos- en natuursector, bijvoorbeeld het getuigschrift ‘bosbouwbekwaamheid’ of ‘natuurmanagement’, vormt een meerwaarde

Persoonsgebonden competenties 4.2.2

  • Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
  • Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
  • Analyseren: je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
  • Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
  • Plannen & organiseren: je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
  • Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1)

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.

4.2.3 Goede motivatiebrieven krijgen een streepje voor!
Gelieve extra zorg te besteden aan een overtuigende motivatiebrief waarin je duidelijk weergeeft wat je drijft en in welke mate je over de nodige deelnemingsvoorwaarden en competenties beschikt.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
  • 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten;
  • 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden;
  • 4. Je slaagt in de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.


5 AANBOD

  • Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
  • Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
  • Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
  • Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
  • Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
  • Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
  • Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
  • Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen.
  • Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be


6 SELECTIEPROCEDURE

6.1. CV-SCREENING
Aan de hand van jouw CV en motivatiebrief gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening vindt plaats op 8 november 2017 (onder voorbehoud).

6.2. VOORSELECTIE OP BASIS VAN EEN TELEFONISCHE SCREENING
Indien er meer dan 6 kandidaten overblijven na de CV-screening zal er een telefonische screening plaatsvinden. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • Verwachtingen van de functie
  • Technische competenties
    • je beschikt over basis administratief-organisatorische vaardigheden.
    • Je kan snel en efficiënt gebruik maken van de courante kantoorsoftware, in het bijzonder het Office-pakket (Word, Excel,..) .

Deze selectiefase wordt gevoerd door de selectieverantwoordelijke op 13 en 14 november 2017 (onder voorbehoud) en is eliminerend.

6.3. GEDRAGSGERICHT INTERVIEW EN PSYCHOTECHNISCHE SCREENING
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • Motivatie
  • Fit met de organisatie
  • Persoonsgebonden competenties

Het gesprek wordt gevoerd met een selectieverantwoordelijke. Voor de psychotechnische screening (persoonlijkheidsvragenlijst en een test abstract redeneren) zal je een e-mail ontvangen met een link naar de testen. Meer informatie volgt nog indien van toepassing.

Deze selectiefase is eliminerend.

De selectiefase vindt plaats te Brussel op 22 november 2017 (onder voorbehoud).


6.4. FUNCTIESPECIFIEK INTERVIEW MET JURY EN CASE
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • De visie op en inzicht in de functie
  • Je motivatie en verwachtingen
  • Fit met het team
  • Technische competenties

Het gesprek met case/opdracht wordt gevoerd met de directe leidinggevende, een inhoudelijk expert en een selectieverantwoordelijke.

Deze selectiefase is eliminerend.

De selectiefase vindt plaats te Brussel op 28 november 2017 (onder voorbehoud).

6.5. EINDGESPREK MET DE ADMINISTRATEUR-GENERAAL
Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 4 december 2017 (onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden ten aanzien van de functie. Het is de AG die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
Enkel de best scorende kandidaat wordt uitgenodigd op het eindgesprek met de administrateur-generaal. Wanneer de eerst gerangschikte kandidaat zijn/haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.6. NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.


7 HOE KAN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 29 oktober 2017.
Je stuurt je sollicitatie, samen met een kopie van je diploma naar hrm.anb@lne.vlaanderen.be Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer (2017/07/W5).
Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als:

  • je een CV en motivatiebrief stuurt
  • je een kopie van het vereiste diploma toevoegt
  • je je kandidatuur uiterlijk op 29 oktober 2017 naar ons stuurt (de datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs).
     

8 VRAGEN

Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met:

Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met:

Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op


9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind december 2017.

Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar hrm.anb@lne.vlaanderen.be met vermelding van de vacaturetitel.

Diploma

Diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse Overheid