Logistiek medewerker

Omschrijving

1 DE VACATURE IN HET KORT

Typeert men jou als een organisatorisch talent dat niet snel uit het lood geslagen is? Kom je graag in contact met verschillende mensen en hanteer je hierbij steeds een klantvriendelijke insteek? Ben je een initiatiefnemer die sterk in je schoenen staat? Dan moet je zeker verder lezen want misschien is het ANB op zoek naar jou!


2 FUNCTIECONTEXT

Het Agentschap voor Natuur en Bos, een agentschap van de Vlaamse overheid, werkt elke dag aan het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van natuur in Vlaanderen. De missie van het agentschap is: ’Meer, beter en samen’. Het Agentschap voor Natuur en Bos werkt dan ook samen met veel verschillende partners en creëert zo een groter draagvlak voor natuur.

Daarnaast beheert het agentschap zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen. De 750 gemotiveerde medewerkers staan met twee 'botten' op het terrein. Die terreinkennis en ervaring vormen belangrijke pijlers om het beleid te helpen voorbereiden.

De logistiek medewerker zal deel maken uit het team logistiek en onthaal in de entiteit Staf en Ondersteunende Diensten.
 

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
De gezochte medewerker zal voornamelijk instaan voor het opvolgen van één of meerdere logistieke processen:

  • Kantoormateriaal en meubilair (o.a. beheerportaal Staples, stockbeheer, aanvragen i.k.v. ergonomie en investeringen)
  • Papier en drukwerk (inclusief aanspreekpunt drukkerij)
  • Multi-functionele printers
  • Beheerportaal NMBS – ticket online
  • Eerstelijns-telefonisch onthaal van vragen van burgers en andere overheden.
  • (indien de kennis of interesse er is) ingever in findos/orafin, dit is een intern programma om (aanvragen voor) bestelbonnen op te maken en te verwerken

Hierbij zorg je mee voor de goede opvolging van het budget i.s.m. de budgethouder. Daarnaast word je ook polyvalent ingezet als back-up binnen het team.

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Gegevensverzameling
Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.
  • Marktverkenning en zoeken naar de beste prijs-kwaliteit van producten, bij bestaande en nieuwe leveranciers;
  • Uitwerken prijsvragen en ze opvolgen
  • De bestaande werkafspraken en te volgen procedures qua logistiek opvolgen en proactief op zoek gaan naar antwoorden bij onduidelijkheden
Controle van gegevens
Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.
  • Opvolging van inkoopafspraken, informatie verzamelen en voorstellen doen voor het oplossen van (operationele) problemen. Hierover leveranciers en logistiek verantwoordelijken, contacteren
  • Evalueren van prijsoffertes
  • Uitwerken en actualiseren van een productcatalogus
  • Opvolging van leveringen, inclusief registratie en facturatie
Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers
Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.
  • Behandeling van logistieke aanvragen (inkoop, technisch, …) van collega’s
  • Beoordeling en uitwerking van de vereisten van de klant;
  • Aanmaak inkooporders
  • Plaatsing bestelopdrachten
  • Het stockbeheer opvolgen
  • Meewerken aan grootschalige logistieke projecten
Informatie-uitwisseling
Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren.
  • Fungeren als aanspreekpunt voor leveranciers, logistiek verantwoordelijken en klanten
  • Onduidelijkheden oplossen door af te stemmen met de relevante beslissers en andere betrokkenen
  • Actualiseren en beheren van werkinstructies voor de logistieke thema’s bijwerken van de informatie hierover op het intranet
  • Rapportering en budgetopvolging voor logistieke thema’s
Werkrelaties
Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.
  • Identificeren, selecteren, mee onderhandelen en evalueren samen met collega’s van potentiële leveranciers
  • Kennisdeling met collega’s
  • Feedback aan de collega geven die een vraag hebben gesteld en zorgen voor tijdige afhandeling van zijn of haar vraag
  • Klachten behandelen
  • Vragen onderzoeken op een constructieve manier en zoeken naar een win-win oplossing
Ad-hoc taken
Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen
  • Klein verhuisoperaties uitvoeren
  • Inspringen bij werkoverlast of collega’s vervangen die afwezig zijn
  • Deelnemen aan projecten
  • Zelf uitvoeren van taken: bebording afwerken, verzending, verdeling kledij …
  • Bezoekers ontvangen en doorverwijzen


4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden:

  • 1) Je hebt een diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02.

    Je kunt ook deelnemen aan de selectie indien je binnenkort afstudeert en binnen de 4 maanden na de uiterste inschrijvingsdatum het gevraagde diploma behaalt. Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt.

    Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/

    Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).
     

  • 2) Je hebt minimaal 2 jaar beroepservaring waarvan 1 jaar in een logistiek of administratieve functie of binnen een klantendienst.


Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:

  • Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
  • Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en vereiste relevante werkervaring.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Yan Wing To, yanwing.to@vlaanderen.be, 0493 31 30 04).

4.2 COMPETENTIES

4.2.1 Technische competenties

  • Je hebt gebruikerservaring met verschillende computertoepassingen, meer specifiek met klantenportalen zoals webshops, ticketing-systemen, reservatie-systemen (vb. facilipunt),…
  • Je hebt dieptekennis van Microsoft Outlook, Excel en Word.
  • Je beschikt over sterke sociale vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
  • De volgende punten vormen een meerwaarde:
    • Kennis en/of ervaring hebben van Orafin en/of Findos.
    • Kennis hebben van de wetgeving inzake overheidsopdrachten.
    • Ervaring hebben met voorraad en stockbeheer.
    • Kennis en/of ervaring hebben inzake het samenstellen en onderhouden van een online productencatalogus. Persoonsgebonden competenties
  • Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
  • Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1)
  • Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1)
  • Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1)
  • Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1)
  • Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.

4.2.3 Goede motivatiebrieven krijgen een streepje voor!
Gelieve extra zorg te besteden aan een overtuigende motivatiebrief waarin je duidelijk weergeeft wat je drijft en in welke mate je over de nodige deelnemingsvoorwaarden en competenties beschikt.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
  • Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
  • Je ben geslaagd voor de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.


5 AANBOD

  • Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
  • Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
  • Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
  • Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
  • Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
  • Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
  • Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
  • Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen
  • Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be


6 SELECTIEPROCEDURE

6.1. CV-SCREENING
Aan de hand van jouw CV en motivatiebrief gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening is eliminerend en vindt plaats in de week van 19 maart 2018 (datum onder voorbehoud).

6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN EEN TELEFONISCHE SCREENING

Indien er meer dan 6 kandidaten overblijven na de CV-screening zal er een telefonische screening plaatsvinden. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • Verwachtingen van de functie
  • Inzicht in de functie

Deze selectiefase wordt gevoerd door de selectieverantwoordelijke in de week van 19 maart 2018 (datum onder voorbehoud) en is eliminerend.

6.3 GEDRAGSGERICHT INTERVIEW EN PSYCHOTECHNISCHE SCREENING

Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • Motivatie
  • Fit met de organisatie
  • De persoonsgebonden competenties (zie 4.2.2)

Het gesprek wordt gevoerd met een selectieverantwoordelijke. Voor de computertesten zal je een e-mail ontvangen met de link naar de testen.

Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 29 en 30 maart 2018 (datum onder voorbehoud).

6.4 FUNCTIESPECIFIEK INTERVIEW MET JURY

Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • De visie op de functie
  • Fit met het team
  • Je technische competenties (zie 4.2.1)

Het gesprek met case/opdracht wordt gevoerd met de directe leidinggevende, een inhoudelijk expert en een selectieverantwoordelijke.

Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 12 april 2018 (datum onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie.

  • Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve.
  • De administrateur-generaal kiest de meest geschikte kandidaat uit de lijst van geschikten voor de concrete invulling van de functie.


De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN

Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.


7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 18 maart 2018.

Je stuurt je sollicitatie, samen met een kopie van je diploma naar SollicitatiesANB@vlaanderen.be Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer.

Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als:

  • je een CV en motivatiebrief stuurt
  • je een kopie van het vereiste diploma toevoegt
    • Ben je student, bezorg ons dan in de plaats van een kopie van het diploma een attest dat vermeldt dat je student bent en je binnen de 4 maanden het gevraagde diploma kan behalen.
  • je je kandidatuur uiterlijk op 18 maart 2018 naar ons stuurt (de datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs).
     

8 VRAGEN

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be


9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind april 2018.
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sollicitatiesanb@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer.
 

10 RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van medewerker bij entiteit Agentschap voor Natuur en Bos, die bestaat uit de lijst van geschikten.

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als medewerker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.

Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van medewerker bij het Agentschap voor Natuur en Bos. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden.

Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Als je als student deelnam aan de selectie, moet je ten laatste op datum van 30 april 2018 het bewijs van het vereiste diploma of getuigschrift bezorgen aan sollicitatiesANB@vlaanderen.be. Anders verlies je je plaats in de werfreserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.

Diploma

Diploma secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse Overheid