Coördinator

Omschrijving

1 DE VACATURE IN HET KORT

Heb je een grote interesse in het Coördineren van opdrachten binnen de afdeling Staf en Ondersteunende diensten van Agentschap voor Natuur en Bos? Werk je graag mee aan organisatie-brede trajecten? Ben je iemand die graag projecten begeleidt en ze tot een goed einde wil brengen? Ben je iemand die zelfstandig kan werken? Ben je goed in het beheren van je agenda en het opstellen van planningen? Dan is deze functie zeker iets voor jou. Het Agentschap voor Natuur en Bos is namelijk opzoek naar een coördinator.

2 FUNCTIECONTEXT

Het Agentschap voor Natuur en Bos, een agentschap van de Vlaamse overheid, werkt elke dag aan het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van natuur in Vlaanderen. De missie van het agentschap is: ’Meer, beter en samen’. Het Agentschap voor Natuur en Bos werkt dan ook samen met veel verschillende partners en creëert zo een groter draagvlak voor natuur.

Daarnaast beheert het agentschap zo'n 80.000 hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen. De 750 gemotiveerde medewerkers staan met twee 'botten' op het terrein. Die terreinkennis en ervaring vormen belangrijke pijlers om het beleid te helpen voorbereiden.

3 TAKENPAKKET

3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Als coördinator binnen de entiteit staf en ondersteunende diensten zal je twee belangrijke rollen vervullen. Voor het grootste deel (70%) zal je instaan voor het coördineren van afdelingsspecifieke projecten die je op vraag van het hoofd van de entiteit zelf zal uitwerken en opvolgen. Het betreft voornamelijk HR of organisatieontwikkeling. Enkele voorbeelden hiervan zijn: het digitaliseringstraject van de boswachters, het uitwerken van Personeelpunt,…
Je takenpakket zal bestaan uit o.a.:

  • het bijstaan van het hoofd van de entiteit
  • het verzamelen en verwerken van gegevens
  • het opbouwen en onderhouden van netwerken en het uitwisselen van ervaringen
  • vooropgestelde doelstellingen realiseren

Voor het overige deel ( 30%) zal je instaan voor het begeleiden van de kerntaken en doelstellingen van de entiteit. Je zal er toe bijdragen om de samenwerking tussen de verschillende entiteiten te bevorderen en het functioneren ervan vlot te laten verlopen. Hier zal je ook zorgen voor het beantwoorden van vragen van zowel interne als externe stakeholders.

3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Behoefteanalyse
(Proactief) Analyseren behoeften van de organisatie en interne klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden
  • Evalueren van de huidige werking in functie van doelstellingen en prioriteiten
  • Behoeften en opportuniteiten van de entiteit bespreken met het hoofd van de entiteit
  • Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie
  • Analyseren van ad hoc vragen en problemen
Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren
Hulp bieden bij het definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen
  • Input leveren voor bepaalde strategische documenten (o.a. het ondernemingsplan)
  • Voorbereiding van directieraad o.a. via overleg met andere coördinatoren
  • Afstemming met andere coördinatoren over projectplannen en bestaffing van projecten (“projectcollege”)
  • Het vragen van feedback aan (interne) klanten
  • Ondersteunende rol bij het definiëren, implementeren en bijsturen van actieplannen
  • Ondersteuning bieden bij het voorbereiden van beslissingen (klankbord van het hoofd van de entiteit)
  • Terugkoppelen naar de medewerkers van de entiteit over beslissingen nadat deze werden genomen
  • Coördinerende rol voor de entiteit in het tijdig opleveren van de meerjarenbegroting en de begrotingsopvolging
  • Ondersteuning bieden bij het opleveren van allerhande rapportering
  • In overleg treden met de leidinggevenden van de entiteit over personeelszaken in het algemeen en de inzet van het personeel in functie van de werkdruk in het bijzonder
  • Back-up van de leidinggevende van de entiteit
Werkinstrumenten
Ondersteunende rol bieden bij de ontwikkeling of aanpassing van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met en op initiatief van de interne klant (o.a. leidinggevenden, hoofd van de entiteit) teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren
  • Ondersteunende rol bij het ontwikkelen of aanpassen van bepaalde werkinstrumenten
  • Het faciliteren van overleg dat moet leiden tot de ontwikkeling van innovatieve ideeën
Adviesverlening
Flexibele rol binnen de organisatie waarbij de coördinator instaat voor het aanbieden van (high-level) inhoudelijk ondersteuning en adviesverlening voor de interne en externe klanten vanuit het functionele domein met als doel deskundige oplossingen aan te bieden op vraagstukken
  • Inhoudelijk voorbereiden van strategische overlegmomenten:
    • Zaken agenderen op vergaderingen
    • Voorbereiden van stafvergaderingen en werkgroepen
    • Terugkoppelen over beslissingen
    • Opvolgen van beslissingen en actiepunten
    • Voorbereiden van staf vergaderingen
    • Etc.
  • Antwoorden op vragen van interne en externe klanten:
    • Het opvolgen parlementaire vragen die doorgegeven werden aan de entiteit
    • Antwoorden formuleren op vragen van de doelgroepen en kabinetten
    • Etc.
  • De kerngroep/staf van het hoofd van de entiteit en de leidinggevenden adviseren over thema’s die te maken hebben met het functionele domein.
  • Inspelen op specifieke vragen
Kwaliteitsborging
Opvolgen, evalueren en input leveren voor het bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving
  • Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren
  • Input leveren voor de management rapportering
  • Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen, opvolgen van resultaten van de verbetering en vergelijking met de oorspronkelijke situatie
  • Het op vraag van het hoofd van de entiteit uitwerken van bepaalde technische normen en standaarden
Communicatie en contacten
Communiceren over de dienstverlening met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken.
  • Rol van sluiswachter: Eerstelijns opvang, prioritering en afhandeling van bepaalde problemen, conflicten, vragen, voorstellen, etc.
  • Het bijstaan van het hoofd van de entiteit bij het onderhouden van de communicatie met en tussen de diverse leidinggevenden
  • Vertegenwoordigen van de entiteit op interne platformen
  • Mee afstemming verzorgen tussen de verschillende entiteiten
Kennis m.b.t. het vakgebied
Facilitator in het actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren
  • Opbouwen en onderhouden van netwerken van kennisdeling en uitwisseling ervaringen, ook over de entiteiten heen
  • Centraliseren van informatie en kennis binnen de entiteit

Projectdeelname
Leiden of deelnemen aan (deel)projecten met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen.

  • Projectdeelname, -coördinatie, –leiding en –rapportering over bepaalde (entiteit overschrijdende) projecten
  • Het leveren van een inhoudelijke inbreng voor overkoepelende taken zoals het jaarrapport, ondernemingsplan, personeelsplan, etc.


4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n):

  • 1) Je beschikt over een master diploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02.
  • 2) Je hebt minstens 3 jaar werkervaring (stage, vrijwilligerswerk, werk,…)

Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/

Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (www.selor.be).

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:

  • Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.
  • Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Ann Lodewyckx, Ann.lodewyckx@vlaanderen.be).

4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Technische competenties

  • Kennis van vergadertechnieken, interne communicatie en het faciliteren van groepsgesprekken.
  • Kennis van of ervaring met strategisch management en projectmanagement in een pluspunt.
  • Kennis van beleidsinhoudelijke of bestuurskundige kennis met betrekking tot overheidsmanagement en de Vlaamse overheid is een pluspunt.
  • Kennis van de producten en diensten van ANB.
  • Kennis van de organisatie en de werking van ANB.
  • Computervaardigheden (basis): Windows OS, Office (Word, Excel, Powerpoint, Access, Outlook).

4.2.2 Persoonsgebonden competenties

  • Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2)
  • Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2)
  • Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2)
  • Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2)
  • Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1)
  • Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2)
  • Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2)

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid.

4.2.3 Goede motivatiebrieven hebben een streepje voor!
Gelieve extra zorg te besteden aan een overtuigende motivatiebrief waarin je duidelijk weergeeft wat je drijft en in welke mate je over de nodige deelnemingsvoorwaarden en competenties beschikt.

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;
  • 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;
  • 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

5 AANBOD

  • Je krijgt een contract van onbepaalde duur.
  • Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
  • Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.
  • Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.
  • Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever.
  • Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.
  • Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op www.werkenvoorvlaanderen.be/salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
  • Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen
  • Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be

6 SELECTIEPROCEDURE

6.1 CV-SCREENING
Aan de hand van jouw CV en motivatiebrief gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening vindt plaats in de week van 30 april 2018 (datum onder voorbehoud).

6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN EEN TELEFONISCHE SCREENING
Indien er meer dan 6 kandidaten overblijven na de CV-screening zal er een telefonische screening plaatsvinden. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld:

  • Verwachtingen van de functie
  • Inzicht in de functie

Deze selectiefase wordt gevoerd door de selectieverantwoordelijke in de week van 30 april 2018 (datum onder voorbehoud) en is eliminerend.

6.3 GEDRAGSGERICHT INTERVIEW EN PSYCHOTECHNISCHE SCREENING
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • Motivatie
  • Fit met de organisatie
  • De persoonsgebonden competenties (zie 4.2.2)

Het gesprek wordt gevoerd met een selectieverantwoordelijke. Voor de computertesten zal je een e-mail ontvangen met de link naar de testen.

Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 8 mei 2018 (datum onder voorbehoud).

6.4 FUNCTIESPECIFIEK INTERVIEW MET JURY
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:

  • De visie op de functie
  • Fit met het team
  • Je technische competenties (zie 4.2.1)

Het gesprek met case/opdracht wordt gevoerd met de directe leidinggevende, een inhoudelijk expert en een selectieverantwoordelijke.

Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 18 mei 2018 (datum onder voorbehoud).

6.5 ASSESSMENT CENTER
Deze selectiefase wordt uitgevoerd door een extern bureau en zal plaatsvinden in de week van 20 mei 2018 (onder voorbehoud).

Deze selectiefase is adviserend.
Op basis van het verkregen totaalbeeld bepaalt de jury uit 6.3 of je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ wordt bevonden voor de functie.

  • Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve.
  • De administrateur-generaal kiest de meest geschikte kandidaat uit de lijst van geschikten voor de concrete invulling van de functie.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

6.6 NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?

Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 27 april 2018

Je stuurt je sollicitatie, samen met een kopie van je diploma naar SollicitatiesANB@vlaanderen.be Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer.

Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als:

  • je een CV en motivatiebrief stuurt
  • je een kopie van het vereiste diploma toevoegt
  • je je kandidatuur uiterlijk op 27 april 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs).


8 VRAGEN

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen 18 mei 2018.

Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sollicitatiesANB@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer.

Diploma

Master diploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid